Kraaft spart dir wertvolle Zeit dank Automatisierungen! Schluss mit manuellem Versand und Vergessen: du richtest eine Regel einmal ein, und Kraaft übernimmt den Rest 🎉
Eine Automatisierung funktioniert immer gleich: sobald etwas passiert und die Bedingung erfüllt ist, handelt Kraaft für dich. Schauen wir uns diese drei Bausteine einzeln an 👇
💡 Wofür du sie nutzen kannst
Störungsmeldung auf der Baustelle — werde sofort informiert, wenn ein Problem gemeldet wird, und reagiere schnell 🚨
Aufgaben-Freigabe — erhalte eine Benachrichtigung, sobald eine Aufgabe freigegeben ist, und verfolge den Fortschritt in Echtzeit 🚧
Zuweisung als Verantwortliche(r) — werde automatisch informiert, wenn du als verantwortlich eingetragen wirst 👷
Berichtsversand — sende einen Bericht als PDF, Word oder Excel an alle Beteiligten, sobald er fertig ist 📄
🚀 Bevor du loslegst
Automatisierungen richtest du am Computer ein, und nur Verwalter(innen) und Kontoinhaber(innen) können welche erstellen 🔧
Klicke im linken Menü auf "Automatisierungen"
Klicke auf "Neue Automatisierung" ➕
Gib ihr einen klaren Namen — unter diesem findest du sie später in deiner Liste wieder 📝
Jetzt musst du nur noch die drei Bausteine ausfüllen.
1️⃣ Worauf sich deine Automatisierung bezieht
Das ist deine erste Entscheidung, und sie verändert alles Weitere: die verfügbaren Bedingungen hängen davon ab, was du hier auswählst.
Gespräch — deine Automatisierung überwacht alle Gespräche in deinem Raum, und deine Bedingungen beziehen sich auf die Felder des Gesprächs 💬
Bericht — du wählst eine bestimmte Berichtsvorlage aus, und deine Bedingungen beziehen sich auf die Felder dieser Vorlage 📝
💡 Ein Gespräch hat dieselben Feldtypen wie ein Bericht — Titel, Text, Datum, Verantwortliche(r)… Sie liegen einfach auf Ebene des Gesprächs statt auf Ebene des Berichts.
2️⃣ Wann sie ausgelöst wird
Du fügst mit "Bedingung hinzufügen" so viele Bedingungen hinzu, wie du möchtest. Zwei Dinge solltest du dabei wissen:
Das und / oder gilt für alle deine Bedingungen zusammen, nicht für jede einzeln. Entweder müssen alle erfüllt sein, oder eine reicht aus ⚠️
Wenn du keine Bedingung setzt, wird die Automatisierung bei der Erstellung des Berichts oder des Gesprächs ausgelöst ✅
Hier findest du alles, was du als Bedingung nutzen kannst, je nach Feldtyp:
🔧 Feldtyp | ⚙️ Mögliche Bedingungen | 📝 Was du angibst |
Text, Titel, Berichtsname | ist leer · ist nicht leer · enthält · enthält nicht · ist · ist nicht | Der Text zum Vergleichen |
Zahl | ist leer · ist nicht leer · ist gleich · ist ungleich · ist größer als · ist größer oder gleich · ist kleiner als · ist kleiner oder gleich | Die Zahl zum Vergleichen |
Datum (und automatisches Datum) | ist leer · ist nicht leer · ist · ist nicht · ist vor · ist am oder vor · ist nach · ist am oder nach | Das Datum zum Vergleichen |
Benutzer (Verantwortliche(r), automatischer Benutzer) | ist leer · ist nicht leer · ist · ist nicht · ist eine(r) davon · ist keine(r) davon | Ein oder mehrere Mitglieder deines Raums |
Kontrollkästchen | ist · ist angehakt von · ist von niemandem angehakt | Angehakt oder nicht — und die betreffenden Mitglieder bei den letzten beiden |
Auswahlfeld | ist leer · ist nicht leer · ist · ist nicht · ist eine(r) davon · ist keine(r) davon | Eine oder mehrere Optionen des Feldes |
Foto, Video, Dokument | ist leer · ist nicht leer | Nichts auszufüllen |
Unterschrift | ist leer · ist nicht leer | Nichts auszufüllen |
Gespräch | ist | Ein bestehendes Gespräch, das du suchst und auswählst |
⚠️ Felder, die noch nicht mit Automatisierungen funktionieren
Das Feld Ort 📍
Das Feld Tabelle 🔧
Das Feld Externe Liste 🗂️
Wenn du eines dieser Felder brauchst, schreib uns — wir notieren jede Anfrage, und das hilft uns bei der Priorisierung 💪
3️⃣ Was Kraaft für dich tut
Eine Automatisierung löst eine Aktion aus, aus diesen dreien:
Benachrichtigung — bleib in Echtzeit direkt auf deinem Gerät informiert 📱
Nachricht im Gespräch — die Meldung erscheint direkt in der Baustellen-Unterhaltung ⚠️
E-Mail — sende eine E-Mail an die richtigen Personen, auch ohne Kraaft-Konto 📤
🎯 Wer sie erhält
Wenn du eine Benachrichtigung oder eine E-Mail einrichtest, bestimmst du genau, wer sie bekommt:
Ein Mitglied deines Raums, das du direkt aus der Liste auswählst — es braucht also ein Kraaft-Konto und muss zu deinem Raum gehören 👤
Das in einem Kraaft-Feld eingetragene Mitglied — zum Beispiel die verantwortliche Person im Bericht oder im Gespräch. Gleiche Voraussetzung: es ist ein Mitglied deines Raums 📋
Eine manuell eingegebene E-Mail-Adresse — die einzige Option, um jemanden außerhalb von Kraaft zu erreichen. Nur bei E-Mail-Automatisierungen verfügbar ✉️
⚠️ Die ersten beiden Optionen funktionieren nur mit Mitgliedern deines Raums. Und damit sie eine E-Mail erhalten, muss eine Adresse mit ihrem Kraaft-Konto verknüpft sein. Für alle außerhalb — Kunden, Nachunternehmer, Bauleitung — nutze die manuelle E-Mail-Adresse.
💡 Daten in deine Nachricht einfügen
Um dynamische Daten in deine Nachricht oder deine E-Mail einzufügen, tippe @ in den Inhalt und wähle das gewünschte Feld aus 🔖
Du kannst ein Feld aus deinem Gespräch oder aus deinem Bericht erwähnen — je nachdem, worauf sich deine Automatisierung bezieht.
📎 Anhänge in E-Mails
Bei einer E-Mail-Automatisierung hängt Kraaft automatisch ein Dokument an. Was angehängt wird, hängt davon ab, worauf sich deine Automatisierung bezieht 🎯
📝 Deine Automatisierung bezieht sich auf einen Bericht
Dann wird der Bericht selbst angehängt, im Format deiner Wahl:
PDF — das klassische Format, überall lesbar 📄
Word — für Empfänger, die das Dokument bearbeiten müssen ✍️
Excel — für strukturierte Exporte, mit denen du in der Tabelle weiterarbeitest 📊
Nur Fotos — um ausschließlich die Bilder aus dem Bericht zu teilen 📸
💬 Deine Automatisierung bezieht sich auf ein Gespräch
Der Anhang ist dann von anderer Art: es handelt sich um einen Export des Gesprächs, dargestellt als Bericht 💬
💡 Anhang zu groß? Kraaft versendet die E-Mail ganz normal, mit einem Download-Button anstelle der Datei. Der Empfänger klickt darauf und erhält das Dokument.
♻️ Deine Automatisierungen verwalten
Sobald deine Automatisierungen erstellt sind, behältst du jederzeit die Kontrolle 🔧
Aktivieren / Deaktivieren — der Schalter direkt neben der Automatisierung pausiert sie oder startet sie wieder ⏯️
Duplizieren — klicke rechts auf die 3 Punkte und dann auf "Duplizieren". Ideal, wenn du mehrere ähnliche Automatisierungen brauchst ♻️
Löschen — über dasselbe 3-Punkte-Menü 🗑️
🔌 Mehr mit der Kraaft API
Du möchtest Aktionen auslösen oder Kraaft über Automatisierungen hinaus mit deinen anderen Tools verbinden? Mit der Kraaft API gehst du einen Schritt weiter 🔗
Mehr dazu findest du im Artikel So verwendest du die Kraaft API.
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