Kraaft te fait gagner un temps précieux grâce aux automatisations ! Fini les envois manuels et les oublis : tu configures une règle une seule fois, et Kraaft s'occupe du reste 🎉

Une automatisation, c'est toujours la même chose : Dès que quelque chose se passe et que la condition est remplie, alors Kraaft agit à ta place. On va voir ces trois briques une par une 👇

💡 À quoi ça peut te servir

Alerte d'aléa sur un chantier — sois immédiatement informé quand un problème est signalé, pour réagir vite 🚨
Validation de tâches — reçois une notification dès qu'une tâche est validée, pour suivre l'avancement en temps réel 🚧
Nomination de responsable — sois averti automatiquement quand tu es désigné responsable 👷
Envoi de rapports — envoie un rapport PDF, Word ou Excel aux parties prenantes dès qu'il est complété 📄

🚀 Avant de commencer

Les automatisations se configurent depuis ton ordinateur, et seuls les administrateurs et propriétaires de compte peuvent en créer 🔧

Clique sur "Automatisations" dans le menu de gauche
Clique sur "Nouvelle automatisation" ➕
Donne-lui un nom clair — c'est celui que tu retrouveras dans ta liste 📝

Il ne te reste plus qu'à remplir les trois briques.

1️⃣ Dès que — sur quoi porte ton automatisation

C'est le premier choix à faire, et il change tout ce qui suit : les conditions disponibles dépendent de ce que tu sélectionnes ici.

Conversation — ton automatisation surveille toutes les conversations de ton espace, et tes conditions porteront sur les champs de la conversation 💬
Rapport — tu sélectionnes un modèle de rapport précis, et tes conditions porteront sur les champs de ce modèle 📝

💡 Une conversation a les mêmes types de champs qu'un rapport — titre, texte, date, responsable… Ils vivent simplement au niveau de la conversation plutôt que du rapport.

2️⃣ Remplit la condition — quand ça se déclenche

Tu ajoutes autant de conditions que tu veux avec "Ajouter une condition". Deux choses à garder en tête :

Le et / ou s'applique à l'ensemble de tes conditions, pas condition par condition. Soit toutes doivent être remplies, soit une seule suffit ⚠️
Si tu ne mets aucune condition, l'automatisation se déclenche à la création du rapport ou de la conversation ✅

Voici tout ce que tu peux utiliser comme condition, selon le type de champ :

🔧 Type de champ	⚙️ Conditions possibles	📝 Ce que tu renseignes
Texte, Titre, Nom du rapport	est vide · n'est pas vide · contient · ne contient pas · est · n'est pas	Le texte à comparer
Nombre	est vide · n'est pas vide · est égal · est différent · est supérieur · supérieur ou égal · inférieur · inférieur ou égal	Le nombre à comparer
Date (et date automatique)	est vide · n'est pas vide · est · n'est pas · est avant · est le ou avant · est après · est le ou après	La date à comparer
Utilisateur (responsable, utilisateur automatique)	est vide · n'est pas vide · est · n'est pas · est l'un d'eux · n'est aucun d'eux	Un ou plusieurs membres de ton espace
Case à cocher	est · est cochée par · est cochée par aucun d'eux	Cochée ou non cochée — et les membres concernés pour les deux derniers
Champ à choix	est vide · n'est pas vide · est · n'est pas · est l'un d'eux · n'est aucun d'eux	Une ou plusieurs options du champ
Photo, vidéo, document	est vide · n'est pas vide	Rien à saisir
Signature	est vide · n'est pas vide	Rien à saisir
Conversation	est	Une conversation existante, que tu recherches et sélectionnes

⚠️ Les champs qui ne fonctionnent pas encore avec les automatisations

Le champ Localisation 📍
Le champ Tableau 🔧
Le champ Liste externe 🗂️

Si ton besoin passe par l'un de ces champs, écris-nous — on note chaque demande et ça nous aide à prioriser la suite 💪

3️⃣ Alors — ce que Kraaft fait pour toi

Une automatisation déclenche une action parmi ces trois :

Notification — reste informé en temps réel directement sur ton appareil 📱
Message dans la conversation — l'alerte apparaît dans la discussion de chantier ⚠️
E-mail — envoie un e-mail aux bonnes personnes, même si elles n'ont pas de compte Kraaft 📤

🎯 Choisir qui reçoit

Quand tu configures une notification ou un e-mail, tu décides précisément qui le reçoit :

Un membre de ton espace que tu sélectionnes directement dans la liste — il doit donc avoir un compte Kraaft et faire partie de ton espace 👤
Le membre renseigné dans un champ Kraaft — par exemple le responsable indiqué sur le rapport ou la conversation. Même condition : c'est un membre de ton espace 📋
Une adresse e-mail saisie à la main — la seule option qui permet de toucher quelqu'un d'extérieur à Kraaft. Disponible uniquement sur les automatisations de type e-mail ✉️

⚠️ Les deux premières options ne fonctionnent qu'avec des membres de ton espace. Et pour qu'ils reçoivent bien un e-mail, une adresse doit être associée à leur compte Kraaft. Pour toute personne extérieure — un client, un sous-traitant, un maître d'œuvre — passe par la saisie manuelle de l'adresse.

💡 Insérer une donnée dans ton message

Pour ajouter une donnée dynamique dans ton message ou ton e-mail, tape @ dans le contenu, puis sélectionne le champ voulu 🔖

Tu peux mentionner un champ de ta conversation ou de ton rapport, selon ce que tu as choisi dans Dès que.

📎 Les pièces jointes des e-mails

Sur une automatisation de type e-mail, Kraaft joint automatiquement un document. Ce qui part en pièce jointe dépend de ce que tu as choisi dans la brique Dès que 🎯

📝 Ton automatisation est basée sur un rapport

C'est le rapport concerné qui part en pièce jointe, dans le format de ton choix :

PDF — le format classique, lisible partout 📄
Word — pour les destinataires qui ont besoin de modifier le document ✍️
Excel — pour des exports structurés et exploitables en tableau 📊
Photos uniquement — pour partager juste les visuels du rapport 📸

💬 Ton automatisation est basée sur une conversation

La pièce jointe est alors d'une autre nature : c'est un export de la conversation, présenté sous forme de rapport 💬

💡 Pièce jointe trop volumineuse ? Kraaft envoie l'e-mail normalement, avec un bouton de téléchargement à la place du fichier. Le destinataire clique et récupère son document.

♻️ Gérer tes automatisations

Une fois tes automatisations créées, tu gardes la main dessus à tout moment 🔧

Activer / Désactiver — le bouton juste à côté de l'automatisation la met en pause ou la relance ⏯️
Dupliquer — clique sur les 3 points à droite, puis "Dupliquer". Parfait si tu as plusieurs automatisations proches à créer ♻️
Supprimer — depuis le même menu à 3 points 🗑️

🔌 Aller plus loin avec l'API Kraaft

Tu veux déclencher des actions ou connecter Kraaft à tes autres outils au-delà des automatisations ? L'API Kraaft te permet d'aller plus loin 🔗

Pour en savoir plus, consulte l'article Activer l'API Kraaft.

💬 Besoin d'aide ?

Si tu as des questions Contacte nous !

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