Kraaft te facilite la vie en déversant automatiquement les photos et les documents de tes conversations dans un dossier SharePoint ou OneDrive de ton choix 😁 Tes équipes terrain continuent de travailler dans Kraaft, et tout arrive au bon endroit côté bureau 📂

Le paramétrage se fait depuis l'ordinateur, et il est réservé aux Propriétaires et Administrateurs de l'espace Kraaft 💻

📤 Ce qui se synchronise sur SharePoint (et ce qui ne s'y synchronise pas)

L'intégration SharePoint de Kraaft synchronise les fichiers partagés dans la conversation, et uniquement eux 🧐

✅ Les photos partagées dans une conversation Kraaft
✅ Les documents partagés dans une conversation Kraaft : PDF, Word, Excel, plans…
✅ Les photos et documents liés à un rapport rempli 📋
❌ Les exports de rapport — le document généré à partir des champs que tu as remplis
❌ L'export Excel de la base de données et l'export Word de la conversation

💡 Tu veux récupérer tes rapports en dehors de Kraaft ?

Ces exports ne passent pas par SharePoint, mais tu peux les télécharger depuis Kraaft en quelques clics :

💬 L'export de la conversation : la conversation en Word, les documents partagés triés en dossiers, et un Excel des rapports remplis → Faire un export de ma conversation
📄 Le téléchargement en bloc : tu sélectionnes tes rapports remplis, tu choisis ton modèle, et tu reçois un lien de téléchargement par email → Exporter son rapport
🧮 L'export Excel depuis la base de données : un seul fichier avec toutes les données de tes rapports remplis → Générer un export excel depuis la base de données

⚙️ Étape 1 — Connecter ton compte SharePoint à Kraaft

Cette étape est obligatoire : sans elle, aucune synchronisation n'est possible 🔌

Avant de commencer, choisis bien le compte Microsoft qui va servir à la connexion — c'est ton utilisateur racine 👤

🔑 C'est lui qui autorise l'intégration Kraaft x SharePoint
👤 Les photos et documents copiés depuis Kraaft vers SharePoint sont copiés en son nom
⚠️ Il doit avoir les droits d'accès sur les dossiers SharePoint ou OneDrive synchronisés — sans ces droits, rien ne remonte

Ensuite, c'est parti :

Va dans Paramètres → Intégrations, directement ici
Sur la ligne SharePoint, clique sur les trois petits points à droite ⋯
Clique sur Connecter 🔌
Connecte-toi avec ton compte Microsoft utilisateur racine dans la fenêtre qui s'ouvre
De retour dans Kraaft, le message « Synchronisation active » confirme la connexion ✅

💡 Vérifier que la connexion tient

Déplie la ligne SharePoint dans Intégrations : tu vois ton compte, la dernière synchronisation et la colonne Token. Si le Token n'affiche plus Valide, la synchronisation est interrompue — reconnecte simplement le compte racine 🔧

🎯 Étape 2 — Choisir ta méthode de synchronisation

Deux façons de travailler, au choix 🧐

🌐 La synchronisation globale : tout ton espace Kraaft se déverse dans un seul dossier SharePoint
🔗 La synchronisation par conversation : chaque chantier part dans le dossier SharePoint que tu lui désignes

🌐 Synchroniser tout ton espace Kraaft d'un coup

Tu ne veux pas connecter tes chantiers un par un ? Kraaft déverse l'ensemble de ton espace dans un seul dossier 📦

Dans Paramètres → Intégrations, déplie la ligne SharePoint
Sur Dossier SharePoint de synchronisation globale, clique sur Définir ✏️
Indique le dossier SharePoint qui va recevoir tout le contenu de ton espace 📂

Ce que ça change concrètement :

🗂️ Toutes les conversations sont concernées, y compris les conversations archivées
⏪ La synchronisation est rétroactive : les conversations déjà créées remontent aussi, pas seulement les nouvelles
📁 Le dossier qui accueille ce contenu est créé automatiquement dans ton SharePoint ou ton OneDrive, rangé conversation par conversation
📦 C'est la meilleure option quand tu veux récupérer tous les fichiers partagés sur ton espace Kraaft

💡 Notre conseil

Juste après avoir défini ton dossier, vérifie le lien de partage associé à cette synchronisation 🔍 Avec le bon lien et les bons droits côté Microsoft, ton contenu arrive au bon endroit dès la première synchronisation ✅

🔗 Synchroniser une conversation Kraaft avec un dossier SharePoint

Tu veux qu'un chantier précis se déverse dans un dossier précis ? C'est la méthode conversation par conversation 🎯

D'abord, récupère le lien de partage de ton dossier SharePoint :

Sur SharePoint, place-toi sur le dossier qui va recevoir le contenu, par exemple un dossier « Connexion Kraaft » 📂
Clique sur Partager, puis copie le lien de partage 🔗

Ensuite, colle-le dans ta conversation Kraaft :

Ouvre la conversation Kraaft concernée 💬
En haut à droite, ouvre l'onglet Info
Descends jusqu'à l'encart Avancé, puis sélectionne SharePoint
Colle le lien de partage, puis valide ✅

Un bouton te permet ensuite d'accéder directement au dossier SharePoint connecté à cette conversation 📂

🗃️ Comment ton contenu Kraaft s'organise sur SharePoint

Ton contenu arrive rangé, pas en vrac 🎯 Tout part du dossier Kraaft - nom de ton espace, qui contient un dossier par conversation Kraaft.

Dans chaque dossier de conversation, tu retrouves trois dossiers :

📁 Dossiers : la nomenclature et l'organisation exactes des dossiers créés dans la conversation Kraaft
🗂️ Fichiers non catégorisés : deux sous-dossiers qui séparent les documents et les photos non classés
📋 Rapports : un dossier par type de rapport, et dans chacun, un dossier par rapport rempli qui contient un document ou une photo liée

⚠️ Bon à savoir — Si tu renommes une conversation dans Kraaft, le dossier correspondant ne change pas de nom sur SharePoint. Pense à le renommer de ton côté pour garder tes dossiers alignés.

🔧 Relancer, arrêter ou déconnecter ta synchronisation SharePoint

Tu gardes la main à tout moment, à deux niveaux :

Sur toute la connexion, avec les trois petits points ⋯ de la ligne SharePoint dans Paramètres → Intégrations :

🔄 Resynchroniser : relancer la synchronisation quand du contenu semble manquer côté SharePoint
🔌 Déconnecter : couper la connexion entre Kraaft et ton SharePoint, donc la synchronisation de toutes tes conversations

Sur une seule conversation, depuis son onglet Info :

⏹️ Tu arrêtes la synchronisation de cette conversation uniquement, les autres continuent normalement

💡 Arrêter la synchronisation ne supprime rien

Dans les deux cas, les fichiers déjà déversés restent en place sur SharePoint 📂 Seule la synchronisation s'arrête : plus rien de nouveau ne remonte à partir de ce moment.

🔒 Limiter les accès de Kraaft à ton SharePoint

Kraaft accède aux SharePoint auxquels le compte connecté a lui-même accès 🧐 Si ta direction des systèmes d'information veut restreindre ce périmètre, c'est tout à fait possible.

✅ La solution la plus simple : créer un compte Microsoft dédié (souvent appelé compte de service) et l'utiliser pour la connexion Kraaft
🔐 Kraaft n'aura alors accès qu'aux SharePoint accessibles à ce compte, et à rien d'autre
🔧 Une configuration plus fine est possible pour les grands comptes, avec une application Microsoft dédiée et des droits restreints

📞 Besoin d'aide ?

Si tu as des questions Contacte nous !

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