Kraaft erleichtert dir das Leben: Erstelle eine Liste einmal und nutze sie in all deinen Berichten wieder 🎉 Schluss mit doppelter Eingabe und Infos, die auf drei verschiedene Orte verteilt sind!
Eine Referenzliste ist keine einfache Auswahlliste: Jedes Element kann mehrere Eigenschaften haben (Telefonnummer, Beruf, Führerschein, Preis...) 💡
Ein paar konkrete Beispiele:
🏗️ Eine Lieferantenliste mit Kontaktdaten und Preisen
🔧 Eine Materialliste mit den jeweiligen Referenzen
💰 Eine Preistabelle: Du wählst einen Gerätetyp aus, Preis und Eigenschaften erscheinen automatisch
👷 Eine Mitarbeiterliste (Name, Telefon, Beruf, Führerschein), wiederverwendbar in mehreren Berichten, wie eine Anwesenheitsliste
📜 Eine Zertifikatsliste mit den zugehörigen Nachweisen (PDF, Fotos, Daten)
🏘️ Eine Gemeindeliste mit Ansprechpartner und spezifischen Infos
🚛 Eine interne technische Datenbank: installierte Gerätetypen, Fahrzeuge (automatischer Abruf von Fahrer und Kennzeichen), Auftragsnummern
Du baust deine Liste einmal auf, füllst sie aus und fügst sie in so vielen Berichten ein, wie du willst ✅ Du aktualisierst sie? Sie aktualisiert sich überall, wo sie verwendet wird!
🛠️ Referenzliste erstellen
Klicke im linken Menü auf Berichte
Gehe zum Tab Referenzlisten
Klicke auf Neue Liste 🆕
Benenne sie und bestätige ✅
Deine Referenzliste ist erstellt, jetzt geht's ans Einrichten 👇
⚙️ Referenzliste einrichten und ausfüllen
📋 So richtest du die Felder deiner Liste ein
Klicke auf deine Referenzliste
Gehe zum Tab Liste
Füge die Felder hinzu, die für jedes Element erscheinen sollen #️⃣
Du kannst die meisten der gleichen Felder wie bei einer Berichtsvorlage auswählen!
Du kannst die meisten der gleichen Felder wie bei einer Berichtsvorlage auswählen!
🔤 Kurztext
📝 Langtext
🔢 Zahl
💶 Währung
🔽 Einzelauswahl
☑️ Mehrfachauswahl
📅 Datum
👤 Nutzer
✅ Kontrollkästchen
📍 Standort
📎 Dateien und Medien
✏️ So füllst du die Liste aus
Gehe zum Tab Elemente
Klicke unten links auf Eintrag hinzufügen
Trage die Informationen wie in einer normalen Tabelle ein, zum Beispiel für eine Mitarbeiterliste: Name, Telefonnummer, Beruf und Führerschein B ✅
⚙️ Gut zu wissen
📌 Du kannst auch mehrere Zeilen direkt aus deiner Tabellenkalkulation einfügen: Klicke auf die erste Zelle des Eintrags und füge deine Excel-Tabelle ein 📊 Fügst du mehr Zeilen ein, als es Einträge gibt, erstellt Kraaft die fehlenden Einträge automatisch!
⚠️ Eine Regel gilt es zu beachten: Das Einfügen überschreibt bereits eingegebene Daten in den Zellen, in die du einfügst 👀 Hat deine Liste schon Einträge und du willst nur neue hinzufügen, klicke zuerst auf Eintrag hinzufügen und füge deine Daten ab dieser neuen leeren Zeile ein — nichts wird überschrieben ✅
↕️ Deine Liste wird länger? Nutze die Sortieroptionen (aufsteigend oder absteigend), um sie übersichtlich zu halten!
🧐 Gut zu wissen über Referenzlisten
Referenzlisten und verknüpfte Daten lassen sich noch nicht in Automatisierungen verwenden 👀
Eine aktualisierte Referenzliste wird automatisch überall angepasst, wo sie verwendet wird ✅
Es gibt noch keine Anzeigebedingungen auf Ebene der Listenstruktur selbst: Du kannst das Erscheinen eines Felds beim Aufbau deiner Liste nicht bedingen 🧱
👀 Wie sieht das in einem Bericht aus?
Sobald sie mit einer Berichtsvorlage verknüpft ist, erscheint deine Referenzliste als Schnellauswahl, mit der Möglichkeit, verknüpfte Daten automatisch anzuzeigen 🔍
Weiter geht's mit 🔗 Referenzliste in einem Bericht verwenden, um alles über diesen Schritt zu erfahren!
💬 Brauchst du Hilfe?
Bei Fragen, Kontaktiere uns!