Kraaft erleichtert dir das Leben: Du erstellst deine Liste einmal und nutzt sie in allen deinen Berichten wieder 🚀 Schluss mit doppelter Eingabe und Infos, die auf drei verschiedenen Orten verstreut sind!
Eine Referenzliste ist keine einfache Auswahlliste: Jedes Element kann mehrere Eigenschaften haben (Telefonnummer, Beruf, Führerschein, Preis...) 💡
Ein paar konkrete Beispiele:
🏗️ Eine Lieferantenliste mit Kontaktdaten und Preisen
🔧 Eine Materialliste mit den jeweiligen Referenzen
Du baust deine Liste einmal auf, füllst sie aus und fügst sie in so vielen Berichten ein, wie du willst ✅ Du aktualisierst sie einmal, und sie wird überall automatisch angepasst, wo sie verwendet wird!
🛠️ Referenzliste erstellen
Klicke im linken Menü auf Berichte
Gehe zum Tab Referenzlisten
Klicke auf Neue Liste 🆕
Benenne sie und bestätige ✅
Deine Referenzliste ist erstellt, jetzt geht's ans Einrichten 👇
⚙️ Referenzliste einrichten und ausfüllen
📋 So richtest du die Felder deiner Liste ein:
Klicke auf deine Referenzliste
Gehe zum Tab Liste
Füge die Felder hinzu, die für jedes Element erscheinen sollen
Du findest die gleichen Feldtypen wie bei einer Berichtsvorlage 🎯
Zum Beispiel für eine Mitarbeiterliste: Name, Telefonnummer, Beruf und Führerschein B ✅
✏️ So füllst du die Liste aus:
Gehe zum Tab Elemente
Klicke unten links auf Eintrag hinzufügen
Trage die Informationen wie in einer normalen Tabelle ein
💡 Du kannst auch mehrere Zeilen direkt aus deiner Tabellenkalkulation einfügen: Klicke auf die erste Zelle des Eintrags und füge deine Excel-Tabelle ein 📋 Fügst du mehr Zeilen ein, als es Einträge gibt, erstellt Kraaft die fehlenden Einträge automatisch!
🔗 Referenzliste in einer Berichtsvorlage verwenden
Gehe zu deiner Berichtsvorlage, um deine Referenzliste zu verknüpfen 🚀
Über das linke Menü > Berichte > öffne die Berichtsvorlage, in der du die Referenzliste hinzufügen möchtest
Füge der Vorlage ein Feld Referenzliste hinzu
Wähle, ob eine Einzel- oder Mehrfachauswahl möglich sein soll
Wähle die gerade erstellte Referenzliste aus
Verknüpfte Daten deiner Referenzliste anzeigen
Du willst automatisch eine Info aus deiner Liste im Bericht anzeigen, z. B. den Führerschein eines Mitarbeiters? 🧐 So geht's:
Füge deiner Vorlage ein Feld Verknüpfte Daten einer Liste hinzu
Wähle dein Feld Referenzliste als Quelle
Wähle die anzuzeigende Information aus
💡 Ergebnis — Sobald du ein Element in deinem Bericht auswählst, wird die verknüpfte Information automatisch angezeigt ⚡ Du kannst sogar mit der kleinen Lupe oben in der Liste nach einem bestimmten Element suchen 🔍
🧐 Gut zu wissen über Referenzlisten
Referenzlisten und verknüpfte Daten lassen sich noch nicht in Automatisierungen verwenden 👀
Eine aktualisierte Referenzliste wird automatisch überall angepasst, wo sie verwendet wird ✅