Kraaft macht dir das Leben leichter: Die Fotos und Dokumente aus deinen Gesprächen landen automatisch im SharePoint- oder OneDrive-Ordner deiner Wahl 😁 Deine Teams auf der Baustelle arbeiten weiter in Kraaft, und im Büro kommt alles an der richtigen Stelle an 📂
Die Einrichtung läuft über den Computer und ist Eigentümern und Verwaltern des Kraaft-Raums vorbehalten 💻
📤 Was mit SharePoint synchronisiert wird (und was nicht)
Die SharePoint-Integration von Kraaft synchronisiert die im Gespräch geteilten Dateien, und nur diese 🧐
✅ Die in einem Kraaft-Gespräch geteilten Fotos
✅ Die in einem Kraaft-Gespräch geteilten Dokumente: PDF, Word, Excel, Pläne…
✅ Fotos und Dokumente, die zu einem ausgefüllten Bericht gehören 📋
❌ Die Bericht-Exporte — das Dokument, das aus deinen ausgefüllten Feldern erzeugt wird
❌ Der Excel-Export aus der Datenbank und der Word-Export des Gesprächs
💡 Du möchtest deine Berichte außerhalb von Kraaft nutzen?
Diese Exporte laufen nicht über SharePoint, aber du lädst sie mit wenigen Klicks direkt aus Kraaft herunter:
💬 Der Export des Gesprächs: das Gespräch als Word-Datei, die geteilten Dokumente nach Ordnern sortiert und eine Excel-Datei deiner ausgefüllten Berichte → Einen Export meiner Konversation durchführen
📄 Der Sammel-Download: du wählst deine ausgefüllten Berichte aus, wählst deine Vorlage und erhältst einen Download-Link per E-Mail → Bericht exportieren
🧮 Der Excel-Export aus der Datenbank: eine einzige Datei mit allen Daten deiner ausgefüllten Berichte → Einen Excel-Export aus der Datenbank erstellen
⚙️ Schritt 1 — Dein SharePoint-Konto mit Kraaft verbinden
Dieser Schritt ist zwingend: ohne ihn ist keine Synchronisation möglich 🔌
Bevor du loslegst, wähle das Microsoft-Konto für die Verbindung sorgfältig aus — das ist dein Root-Benutzer 👤
🔑 Dieses Konto erlaubt die Integration Kraaft x SharePoint
👤 Fotos und Dokumente, die von Kraaft nach SharePoint kopiert werden, werden in seinem Namen kopiert
⚠️ Es muss Zugriffsrechte auf die synchronisierten SharePoint- oder OneDrive-Ordner haben — ohne diese Rechte kommt nichts an
Und dann kann es losgehen:
Geh zu Einstellungen → Integrationen, direkt hier
Klicke in der Zeile SharePoint rechts auf die drei Punkte ⋯
Klicke auf Verbinden 🔌
Melde dich im neuen Fenster mit deinem Microsoft-Root-Benutzerkonto an
Zurück in Kraaft bestätigt die Meldung « Synchronisation aktiv » die Verbindung ✅
💡 Prüfen, ob die Verbindung hält
Klapp die Zeile SharePoint in den Integrationen auf: du siehst dein Konto, die letzte Synchronisation und die Spalte Token. Zeigt der Token nicht mehr Gültig, ist die Synchronisation unterbrochen — verbinde einfach das Root-Konto neu 🔧
🎯 Schritt 2 — Deine Synchronisationsmethode wählen
Zwei Arbeitsweisen stehen dir offen 🧐
🌐 Die globale Synchronisation: dein ganzer Kraaft-Raum fließt in einen einzigen SharePoint-Ordner
🔗 Die Synchronisation pro Gespräch: jede Baustelle landet im SharePoint-Ordner, den du ihr zuweist
🌐 Deinen ganzen Kraaft-Raum auf einmal synchronisieren
Du willst deine Baustellen nicht einzeln verbinden? Kraaft schiebt deinen gesamten Raum in einen einzigen Ordner 📦
Klapp in Einstellungen → Integrationen die Zeile SharePoint auf
Klicke bei SharePoint-Ordner der globalen Synchronisation auf Festlegen ✏️
Gib den SharePoint-Ordner an, der den gesamten Inhalt deines Raums aufnehmen soll 📂
Was das konkret ändert:
🗂️ Alle Gespräche sind betroffen, auch die archivierten
⏪ Die Synchronisation ist rückwirkend: auch bereits erstellte Gespräche kommen an, nicht nur die neuen
📁 Der Ordner für diese Inhalte wird automatisch erstellt in deinem SharePoint oder OneDrive, sortiert Gespräch für Gespräch
📦 Das ist die beste Option, wenn du alle Dateien deines Kraaft-Raums holen möchtest
💡 Unser Tipp
Prüfe direkt nach dem Festlegen deines Ordners den Freigabelink dieser Synchronisation 🔍 Mit dem richtigen Link und den richtigen Rechten auf Microsoft-Seite landen deine Inhalte schon bei der ersten Synchronisation am richtigen Ort ✅
🔗 Ein Kraaft-Gespräch mit einem SharePoint-Ordner synchronisieren
Du möchtest, dass eine bestimmte Baustelle in einen bestimmten Ordner fließt? Das ist die Methode Gespräch für Gespräch 🎯
Hol dir zuerst den Freigabelink deines SharePoint-Ordners:
Geh in SharePoint auf den Ordner, der die Inhalte aufnehmen soll, zum Beispiel einen Ordner « Kraaft-Verbindung » 📂
Klicke auf Teilen und kopiere den Freigabelink 🔗
Und dann füg ihn in deinem Kraaft-Gespräch ein:
Öffne das betreffende Kraaft-Gespräch 💬
Öffne oben rechts den Tab Info
Scroll bis zum Bereich Erweitert und wähle SharePoint
Füg den Freigabelink ein und bestätige ✅
Über eine Schaltfläche kommst du danach direkt zum SharePoint-Ordner, der mit diesem Gespräch verbunden ist 📂
🗃️ Wie sich deine Kraaft-Inhalte auf SharePoint ordnen
Deine Inhalte kommen sortiert an, nicht als Haufen 🎯 Alles geht vom Ordner Kraaft - Name deines Raums aus, der einen Ordner pro Kraaft-Gespräch enthält.
In jedem Gesprächsordner findest du drei Ordner:
📁 Ordner: genau die Benennung und Struktur der Ordner, die du im Kraaft-Gespräch angelegt hast
🗂️ Nicht kategorisierte Dateien: zwei Unterordner, die unsortierte Dokumente und Fotos trennen
📋 Berichte: ein Ordner pro Berichtstyp und darin ein Ordner pro ausgefülltem Bericht, der ein zugehöriges Dokument oder Foto enthält
⚠️ Gut zu wissen — Wenn du ein Gespräch in Kraaft umbenennst, ändert sich der Name des zugehörigen Ordners auf SharePoint nicht. Denk daran, ihn auf deiner Seite umzubenennen, damit deine Ordner zusammenpassen.
🔧 Deine SharePoint-Synchronisation neu starten, stoppen oder trennen
Du behältst jederzeit die Kontrolle, auf zwei Ebenen:
Für die gesamte Verbindung, über die drei Punkte ⋯ in der Zeile SharePoint unter Einstellungen → Integrationen:
🔄 Neu synchronisieren: die Synchronisation neu starten, wenn auf SharePoint Inhalte zu fehlen scheinen
🔌 Trennen: die Verbindung zwischen Kraaft und deinem SharePoint kappen, und damit die Synchronisation aller deiner Gespräche
Für ein einzelnes Gespräch, über dessen Tab Info:
⏹️ Du stoppst die Synchronisation nur dieses Gesprächs, die anderen laufen normal weiter
💡 Das Stoppen der Synchronisation löscht nichts
In beiden Fällen bleiben die bereits übertragenen Dateien auf SharePoint erhalten 📂 Nur die Synchronisation endet: ab diesem Moment kommt nichts Neues mehr an.
🔒 Kraafts Zugriff auf dein SharePoint einschränken
Kraaft erreicht die SharePoints, auf die das verbundene Konto selbst Zugriff hat 🧐 Wenn deine IT-Abteilung diesen Umfang einschränken möchte, ist das ohne Weiteres möglich.
✅ Die einfachste Lösung: ein eigenes Microsoft-Konto anlegen (oft Servicekonto genannt) und es für die Kraaft-Verbindung nutzen
🔐 Kraaft erreicht dann nur die für dieses Konto zugänglichen SharePoints, und sonst nichts
🔧 Für Großkunden ist eine feinere Konfiguration möglich, mit einer eigenen Microsoft-Anwendung und eingeschränkten Rechten
📞 Brauchst du Hilfe?
Bei Fragen Kontaktiere uns!